¿Es posible un mejor resumen de trabajo?

Si ha estudiado el desempeño humano o leído la revista Incident Prevention regularmente en los últimos años, sabrá que los seres humanos se ven afectados por una variedad de sesgos cognitivos. Y si ha estado en la industria de servicios eléctricos aunque sea por un corto tiempo, sabrá que el resumen del trabajo es aclamado como la clave para una jornada laboral segura. Sin embargo, dada la variabilidad en la entrega de resúmenes de trabajos en todo el país, a veces es difícil determinar qué tan efectivos son realmente. Este artículo explorará los problemas presentados por algunas prácticas actuales de resúmenes de trabajo, así como también identificará comportamientos a considerar que ayudarán a que los resúmenes de trabajo sean más efectivos en sus lugares de trabajo.

Al principio
Cuando era un liniero joven, no teníamos resúmenes de trabajo escritos, pero casi siempre había un plan escrito para trabajos complicados. El trabajo solía salir bien cuando teníamos un líder de equipo con buenas habilidades de comunicación y organización. Las suposiciones y la mala comunicación generalmente resultan en un flujo de trabajo deficiente. Luego vino el informe de trabajo obligatorio, que hoy se ha convertido en una parte integral de nuestra práctica laboral.

A lo largo de los años, el informe escrito ha pasado por muchas iteraciones y actualizaciones en empresas de servicios públicos y contratistas de todo el país. Los informes de hoy incluyen varias listas de verificación para identificar peligros, números de permisos de autorización de trabajo, la ubicación del hospital más cercano, etc. Hay una página de firma que todos los miembros de la tripulación deben firmar antes de que puedan comenzar a trabajar. Otros no pueden ingresar a la zona de trabajo a menos que firmen el informe de trabajo. Y cuando ocurren incidentes, ahora también usamos los informes como un registro histórico durante el análisis de incidentes y la identificación de la causa raíz.

Pero a pesar de todo el trabajo que se ha realizado para mejorar los informes de trabajo, ¿puede decir con certeza qué constituye uno bueno? ¿Un resumen escrito con una lista larga de riesgos identificados conduce a un trabajo más seguro que un resumen con una lista más corta de riesgos? ¿El hecho de que lea la lista de peligros a su tripulación significa que la tripulación ahora está a salvo de esos riesgos?

Problemas cognitivos
Queremos que todos sean responsables de su propia seguridad y que aumenten la conciencia sobre los riesgos mientras realizan tareas a lo largo de un proyecto. Desafortunadamente, cuando firmamos un informe de trabajo, nuestros cerebros pueden pasar a otros pensamientos porque firmar el informe simplemente hizo que todos estuvieran seguros, ¿verdad? En realidad, el acto de firmar el escrito podría ser psicológicamente problemático. A tu cerebro le gusta perder carga siempre que sea posible. A menudo, cuando firma un documento (por ejemplo, un recibo de restaurante o un contrato), eso significa el final de algo y le permite pasar a lo que sigue. ¿Podría la firma del informe de trabajo ayudarnos a guardar la seguridad de ese día en un rincón de nuestro cerebro?

No me malinterpretes: el resumen escrito del trabajo es una gran herramienta de referencia y una oportunidad para identificar vías críticas en el trabajo diario. Pero es fundamental tener en cuenta que los seres humanos están diseñados para identificar y mitigar el riesgo en tiempo real. Además, considere esto: el acto de escribir una lista antes del inicio del trabajo, como una lista de peligros en un resumen de trabajo, crea una memoria que se centra en la lista que se creó. Existe evidencia psicológica de que la creación de un recuerdo de este tipo puede interferir con nuestra capacidad para obtener información adicional durante la jornada laboral.

Es óptimo para nosotros como trabajadores, y para los seres humanos en general, reconocer una amenaza o peligro en tiempo real, transmitir ese hallazgo a aquellos con quienes estamos y desarrollar una estrategia para mitigar el riesgo. Hay muy pocas ocasiones en la vida real en las que intentamos anotar todos los riesgos que podemos enfrentar por adelantado. Piense en esto: cuando envía a su hijo por la puerta para ir a la escuela, ¿tiene un resumen escrito que le lee? ¿O tal vez una breve tormenta cuando los envía en un clima inclemente para que estén más seguros en su camino a la escuela? ¿Redacta un informe escrito antes de ir de excursión, pescar, cazar u otras salidas familiares? La mayoría de la gente respondería no a todas estas preguntas. Nuestros cerebros han evolucionado para reconocer y mitigar los riesgos en tiempo real. Así es como ha sobrevivido la raza humana.

Ahora considere estas preguntas: Cuando alguien está leyendo el resumen del trabajo en el lugar de trabajo, ¿están los trabajadores comprometidos? Después del resumen del trabajo, ¿se entretienen sus preguntas frente a todo el equipo? ¿Se da cuenta inmediatamente después de que termina el grupo de trabajo breve que los trabajadores están teniendo conversaciones no relacionadas con el informe? Existe una buena posibilidad de que de lo que estén hablando después del informe sea lo que tenían en mente durante el informe. Como seres humanos, nos dejamos llevar por otros pensamientos cuando no estamos comprometidos. Solo somos capaces de almacenar de cinco a siete cosas en nuestra memoria de trabajo. Pasamos la mayor parte del día tomando decisiones inconscientes. Es solo cuando estamos realmente enfocados y comprometidos que usamos nuestro yo más lento y preciso, el que tiene más probabilidades de mantenernos a salvo de daños.

Por lo tanto, la forma en que se producen y se llevan a cabo los informes de trabajo puede afectar su valor. Los seres humanos tenemos una respuesta fisiológica cuando nuestro cerebro trabaja duro. La investigación realizada por Daniel Kahneman, autor de «Pensar, rápido y lento», ha demostrado que nuestras pupilas se dilatan y nuestra frecuencia cardíaca aumenta ligeramente cuando estamos comprometidos con un esfuerzo cerebral. Es muy probable que la persona que escribe el informe de trabajo experimente estos cambios debido a su esfuerzo mental. Sin embargo, la persona o personas que reciben la información no lo hacen. Al colaborar en el trabajo del día, el objetivo de cada miembro de la tripulación debe ser mantenerse comprometido. Eso requiere energía, y el cerebro pasará felizmente el trabajo a otra persona para ahorrar energía siempre que pueda. Escuchar un breve escrito de otra persona permite que su cerebro divague en sus pensamientos.

Una resolución
Ahora que hemos revisado algunos de los posibles puntos débiles del informe de trabajo, ¿existe una solución, una manera de avanzar para mejorar los informes de modo que puedan aumentar la seguridad en nuestros lugares de trabajo?

¿Qué pasa si, durante el resumen del trabajo, cada miembro del equipo se identifica a sí mismo y su rol en el trabajo y luego señala sus preocupaciones por su trabajo ese día? Si eso sucediera, cada empleado se involucraría en la creación del resumen del trabajo. Hay varios beneficios de este enfoque. Una es que comenzar el trabajo con un resumen interactivo del trabajo y anotar los riesgos que cada trabajador ha identificado crea un diálogo abierto al principio del día. Escuchar a los miembros de la cuadrilla también les da a los líderes de la cuadrilla una idea de cómo se sienten los trabajadores ese día.

La comunicación de circuito cerrado es otro beneficio de un resumen de trabajo interactivo. ¿Alguna vez le asignó una tarea a un miembro de la tripulación solo para ver a esa persona haciendo algo completamente diferente de lo que pidió? Durante un informe de trabajo interactivo, cada miembro de la tripulación tiene la oportunidad y la obligación de hacer eco de su papel para que todos en la tripulación estén en la misma página con respecto a las funciones y responsabilidades.

Resumen
Hoy en día, existen grandes diferencias entre los resúmenes de trabajo según la empresa de servicios públicos o el contratista, sin embargo, consideramos el resumen como una parte fundamental de la preparación del trabajo. Considere involucrar a cada trabajador en un resumen de trabajo interactivo, durante el cual cada persona declara su función e identifica los riesgos en sus partes del proyecto. Si el proyecto tiene diferentes etapas, esta reunión debe volver a reunirse antes de cada etapa. La reunión también debe volver a reunirse si algo cambia inesperadamente durante el proyecto. Al mejorar la forma en que llevamos a cabo nuestros informes de trabajo, podemos mitigar mejor el riesgo a través del compromiso de los trabajadores. Una vez que se haya firmado el informe escrito del trabajo, déjelo a un lado y participe en una discusión interactiva con cada miembro de la tripulación que esté presente. El aprendiz que habla en cada informe de trabajo se convertirá en el oficial que espera que su aprendiz hable en cada informe de trabajo. Dirigamos la cultura hacia una mejor comunicación del riesgo.

Sobre el Autor: Bill Martin, CUSP, NRP, RN, DIMM, actualmente trabaja en seguridad y capacitación para Northline Utilities LLC y Northeast Live Line. Ha ocupado puestos anteriores como liniero, supervisor de línea y director de seguridad.

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